Η πιστοποίηση είναι η επιβεβαίωση από ένα “τρίτο μέρος” ότι πληρούνται οι απαιτήσεις π.χ. διεθνών προτύπων, βιομηχανικών προδιαγραφών ή τεχνικών κανόνων. Η πιστοποίηση βασίζεται σε αξιολόγηση της συμμόρφωσης κατά την οποία ελέγχεται η εκπλήρωση των απαιτήσεων. Αντικείμενο τέτοιων αξιολογήσεων μπορεί να είναι, για παράδειγμα, προϊόντα, έργα, διαδικασίες ή συστήματα διαχείρισης.
Η λέξη πιστοποίηση προέρχεται από τη λατινική φράση “certus facere”, κυριολεκτικά “να κάνω κάτι ασφαλές”. Το “να κάνεις κάτι ασφαλές” εκφράζεται με την επιβεβαίωση ή τη δήλωση ότι μια αξιολόγηση συμμόρφωσης έχει δείξει τη συμμόρφωση με ορισμένες απαιτήσεις, για παράδειγμα μέσω ενός εξωτερικού ελέγχου. Η εξωτερικά ορατή απόδειξη της πιστοποίησης είναι το αντίστοιχο πιστοποιητικό.
Αποτέλεσμα της τυποποίησης σε εθνικό, ευρωπαϊκό ή διεθνές επίπεδο είναι η έκδοση τυποποιητικών έγγραφων. Ως τέτοια νοούνται τα πρότυπα, οι τεχνικές προδιαγραφές, οι κώδικες πρακτικής, οι κανονισμοί και οι τεχνικοί κανονισμοί, όπως αναλυτικά προσδιορίζονται στο ευρωπαϊκό πρότυπο ΕΛΟΤ ΕΝ 45020.
Σύμφωνα με το πρότυπο ΕΛΟΤ ΕΝ 45020: «Πρότυπο» είναι το έγγραφο που έχει καθιερωθεί με συναίνεση και έχει εγκριθεί από έναν αναγνωρισμένο φορέα, το οποίο παρέχει, για κοινή και επαναλαμβανόμενη χρήση, κανόνες, κατευθυντήριες οδηγίες ή χαρακτηριστικά, για δραστηριότητες ή τα αποτελέσματά τους και αποσκοπεί στην επίτευξη του βέλτιστου βαθμού τάξης σε ένα συγκεκριμένο πλαίσιο εφαρμογής. Ως αναγνωρισμένοι φορείς νοούνται οι εθνικοί οργανισμοί τυποποίησης. Κάθε πρότυπο είναι προαιρετικής εφαρμογής, εκτός εάν νομοθετικές ή άλλες διατάξεις το καθιστούν υποχρεωτικής εφαρμογής.
«Τεχνική προδιαγραφή» είναι το έγγραφο που καθορίζει τις τεχνικές απαιτήσεις που πρέπει να ικανοποιεί ένα προϊόν, μια διεργασία ή μια υπηρεσία.
«Κώδικας πρακτικής» είναι το έγγραφο που προτείνει πρακτικές ή διαδικασίες για το σχεδιασμό, την κατασκευή, την εγκατάσταση, τη συντήρηση ή τη χρησημοποίηση εξοπλισμού, κατασκευών ή προϊόντων.
«Κανονισμός» είναι το έγγραφο που περιέχει δεσμευτικούς νομοθετικούς κανόνες και υιοθετείται από μια Αρχή.
«Τεχνικός κανονισμός» είναι ο κανονισμός που παρέχει τεχνικές απαιτήσεις, είτε άμεσα είτε με αναφορά ή με ενσωμάτωση του περιεχομένου ενός προτύπου, μιας τεχνικής προδιαγραφής ή ενός κώδικα πρακτικής. Ένας τεχνικός κανονισμός μπορεί να συνοδεύεται από τεχνική καθοδήγηση που να περιγράφει κάποια μέσα συμμόρφωσης προς τις απαιτήσεις του κανονισμού, δηλ. μια διάταξη τεκμαίρουσα ικανοποίηση απαίτησης.
Η έννοια του προτύπου (standard) ξεκινά από την τεχνική προδιαγραφή (technical specification) που όπως είναι γνωστό, είναι έντυπο που αναφέρει τα χαρακτηριστικά ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας (π.χ. χαρακτηριστικά ποιότητας, επιδόσεις, χαρακτηριστικά ασφάλειας, διαστάσεις) και μπορεί να περιλαμβάνει ή να ασχολείται αποκλειστικά με ορολογία, σύμβολα, έλεγχο και μεθόδους δοκιμής, συσκευασία ή απαιτήσεις σημάτων ποιότητας (συμμόρφωσης). Τεχνικές προδιαγραφές μπορεί να συντάξει οποιοσδήποτε, πρόσωπο ή οργανισμός, σε ιδιωτικές ή δημόσιες συμφωνίες, στις προμήθειες υλικού, στις κατασκευές, στην παραγωγή υλικών ή προϊόντων κτλ.
Αυτό που διαφοροποιεί την έννοια της τεχνικής προδιαγραφής και οδηγεί στην έννοια του προτύπου είναι η προσιτότητα στο ευρύ κοινό και-κυρίως-ο τρόπος δημιουργίας του. Το εθνικό πρότυπο (π.χ. πρότυπο ΕΛΟΤ) έχει εκπονηθεί με συναίνεση όλων των ενδιαφερομένων μερών -σε εθνική κλίμακα- και έχει εγκριθεί από αναγνωρισμένο εθνικό οργανισμό τυποποίησης (π.χ. ΕΛΟΤ). Tο ευρωπαϊκό πρότυπο (EN, ETS κτλ.) έχει εκπονηθεί με συναίνεση όλων των ενδιαφερομένων μερών -σε ευρωπαϊκή κλίμακα- και έχει εγκριθεί από έναν από τους τρεις ευρωπαϊκούς οργανισμούς τυποποίησης CEN, CENELEC ή ETSI με διακρατική ευρωπαϊκή ψήφιση (ψήφιση από τις χώρες μέλη μέσω των οργανισμών τυποποίησής τους). Tο διεθνές πρότυπο (π.χ. ISO, IEC) έχει εκπονηθεί με συναίνεση όλων των ενδιαφερομένων μερών -σε διεθνή κλίμακα- και έχει εγκριθεί από έναν από τους δύο διεθνείς οργανισμούς τυποποίησης ISO, IEC.
Σημαντικά οφέλη από την τυποποίηση είναι η βελτίωση της καταλληλότητας των προϊόντων, των διεργασιών και των υπηρεσιών για την προβλεπόμενη χρήση, η πρόληψη των τεχνικών εμποδίων στο εμπόριο και η διευκόλυνση της τεχνολογικής συνεργασίας.
Διαδικασία Πιστοποίησης
Βασική προϋπόθεση για την πιστοποίηση είναι η ανεξάρτητη, αμερόληπτη και αντικειμενική αξιολόγηση από αρμόδιο τρίτο μέρος,. Στο πλαίσιο της πιστοποίησης, ο έλεγχος πιστοποίησης αποτελεί πάντα μέρος μιας διαδικασίας πιστοποίησης που έχει σχεδιαστεί για να έχει διάρκεια.
Αυτή περιλαμβάνει έναν πλήρη έλεγχο του συστήματος και την παρακολούθηση του συστήματος, ο οποίος καλύπτει μια περίοδο τουλάχιστον τριών ετών. Κατά τον πραγματικό έλεγχο πιστοποίησης, οι ελεγκτές μας ελέγχουν τη συμμόρφωση με συγκεκριμένα πρότυπα ή σύνολα κανόνων, συνήθως επιτόπου στην τοποθεσία του πελάτη. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, η πιστοποίηση μπορεί επίσης να πραγματοποιηθεί εν μέρει, να αντικατασταθεί ή να συμπληρωθεί από απομακρυσμένους ελέγχους (όχι επιτόπου).
Συνήθως, ένας έλεγχος πιστοποίησης ολοκληρώνεται με μια έκθεση ελέγχου που τεκμηριώνει τα αποτελέσματα του ελέγχου. Μόλις διαπιστωθεί και επιβεβαιωθεί η συμμόρφωση από την επιτροπή πιστοποίησης DQS, αυτό αναγνωρίζεται επίσημα με ένα έγγραφο – το πιστοποιητικό. Τόσο το πεδίο εφαρμογής όσο και η περίοδος ισχύος της πιστοποίησης αναγράφονται στο πιστοποιητικό.
Διαφορετικές Πιστοποιήσεις
Τόσο οι πιστοποιήσεις συστημάτων όσο και οι πιστοποιήσεις προϊόντων γίνονται σύμφωνα με αναγνωρισμένα πρότυπα, βιομηχανικές προδιαγραφές και τεχνικούς κανόνες. Επιπλέον, υπάρχουν διάφοροι έλεγχοι σε ειδικούς τομείς, όπως έλεγχοι διεργασιών, έλεγχοι προμηθευτών, έλεγχοι μυστηρίου κ.λπ. όπου συνήθως δεν εκδίδονται πιστοποιητικά. Αντ’ αυτού, οι πελάτες λαμβάνουν επιβεβαιώσεις ή εκθέσεις.
Ποιος μπορεί να πιστοποιηθεί;
Κάθε εταιρεία ή οργανισμός που έχει εισαγάγει ένα σύστημα διαχείρισης σύμφωνα με ένα πιστοποιήσιμο πρότυπο, προδιαγραφή ή τεχνικό κανόνα μπορεί να το ελέγξει ή να το πιστοποιήσει ένας εγκεκριμένος (διαπιστευμένος) οργανισμός πιστοποίησης σύμφωνα με τις απαιτήσεις που ορίζονται στο εν λόγω έγγραφο. Το μέγεθος, ο τύπος ή ο κλάδος της εταιρείας δεν έχει σημασία.